如何在不损害您的声誉的情况下发送 ToS 和隐私政策电子邮件

无论是更新您的服务条款、更改您的隐私政策还是财务审计信息，您都可能需要不时向您的受众提供重要（有时是法律要求的）信息。通常，这是通过电子邮件完成的。

 

虽然这些类型的电子邮件并不那么令人兴奋，但正确处理它们仍然很重要。为什么？因为如果你不这样做，你就有可能失去听众的信任，并可能损害你的发送声誉。

 

为什么合规性电子邮件如此难以正确处理#

法律通知不仅棘手，因为它们可能涉及与您的法律团队的来回交流（有趣！），而且对于收件箱提供商而言，它们也往往看起来很可疑。你只是偶尔发送它们，当你这样做时，你会同时发送给大量的收件人——其中许多人通常不会收到你的电子邮件。如果是法律要求的电子邮件，则收件人无法退订，您可能需要发送给退订的人、一段时间未使用您的服务的人，甚至是之前退回的电子邮件地址。而且由于许多合规性电子邮件令人困惑，并且没有向订阅者说明他们为什么会收到这些电子邮件，因此他们也经常看到大量垃圾邮件投诉。

 

因此，对于收件箱提供商而言，您的合规电子邮件可能看起来像垃圾邮件也就不足为奇了。如果发生这种情况，您可能会损害您的发送声誉，并且未来的电子邮件可能不再到达收件箱。

 

不过，好消息是：如果您遵循一些关键的最佳实践，您的合规性电子邮件将对您的订阅者及其收件箱提供商有意义，并且也不会让您的团队感到头疼。

 

发送合规性电子邮件的最佳实践

写一个清晰、简洁的主题行

告诉收件人他们收到电子邮件的原因

编写人性化的副本

错开您的电子邮件发送

避开最繁忙的电子邮件发送时间

通过单独的 IP 和域发送

合规性电子邮件：正确获取内容#

创建成功的合规性电子邮件始于直截了当的内容。这里有一些你应该记住的提示。

 

写一个清晰、简洁的主题行#

收到电子邮件的人在阅读主题行时应该知道您的电子邮件的全部内容。这是一件严肃的事情，所以在发送合规性电子邮件时不要试图表现得有趣或厚颜无耻。这只会增加混淆的风险。相反，选择简单但清晰的主题行，即使它们感到无聊。例如：

 

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法规和隐私惯例的年度通知

告诉收件人他们收到电子邮件的原因#

如果订阅者不知道他们为什么会收到您的电子邮件，他们更有可能将这些电子邮件报告为垃圾邮件。那么你为什么要发送这封电子邮件？以回答该问题的简短段落开始您的电子邮件副本。

 

如果您需要向通常通过合作伙伴与您的公司互动的客户发送法律通知，这一点尤其重要。在这种情况下，收件人可能看起来并不熟悉您的品牌——他们可能会点击垃圾邮件按钮。因此，如果您的企业需要向可能不熟悉您的品牌的客户发送电子邮件，那么在您的电子邮件开头附上说明您的收件人与您公司的关系的说明至关重要。

 

 

为什么收件人会收到这封电子邮件？Algolia 让这一切变得清晰起来。来源：非常好的电子邮件

编写人性化的副本#

合规性电子邮件通常涵盖复杂的主题，但您可以通过平易近人的副本使这些内容更易于访问。

 

您是否要更新您的条款和条件或隐私政策？用几个易于理解的要点总结关键更改，以便您的客户无需阅读法律术语即可了解更改的内容。

 

 

 

 

Simple 的文案撰稿人证明合规电子邮件可以是人性化的，也可以是平易近人的。查看关于真正好的电子邮件的完整电子邮件

掌握法律要求的电子邮件的发送过程#

创建直截了当的内容是确保收件人了解他们收到电子邮件的原因的关键步骤。现在，您必须确保它进入收件箱。

 

正如我们之前提到的，电子邮件数量的激增以及这些发送的零星性质可能会在收件箱提供商处触发警告信号。但是通过对您的发送过程进行一些简单的调整，您可以缓解这些挑战。

 

错开您的电子邮件发送和小批量发送#

切勿一次发送所有合规性电子邮件，尤其是当您要发送到通常不发送电子邮件的大型列表时。相反，将您的邮件分成多个发送。您会希望以小批量发送 - 如果我们说小，我们的意思是非常小。即使您需要发送给数百万收件人，您也希望开始一次只发送给几百人。然后，慢慢增加批次的大小，直到覆盖整个列表。

 

有多种方法可以将您的列表分成更小的块，但以下是导致最佳结果的策略：

 

首先发送给参与的订阅者。确定您认识的拥有有效、有效地址并参与过最近消息的收件人。这些订阅者最不可能产生退回邮件和垃圾邮件投诉——这有助于收件箱提供商看到您的电子邮件是合法的。

 

为防止惹恼任何主要接收者，您还需要按接收者分析其接收者百分比的完整列表：即 Gmail、Yahoo/AOL QQ（它们使用相同的邮件服务器）和 Hotmail/Outlook（它们也使用相同的邮件服务器，小世界！）在每次批量发送期间，确保每个接收者都有一个代表。

因此，您的发送计划可能看起来像这样：

 

 

以下是向大约 150 万收件人发送重要法律通知的示例时间表。

您想知道为什么该时间表会跳过一天中的某些时间吗？那是因为它正在考虑以下提示：

 

避开最繁忙的电子邮件发送时间#

收件箱提供商在上午晚些时候处理最多的电子邮件，因此如果可以，您将希望避免在这些繁忙时间发送合规性电子邮件。在高峰时段发送也是如此。许多品牌都会在那个时候安排大型促销活动，因此请选择不同的发送时间来帮助您的收件箱提供商——他们会以更快的处理速度和更好的可交付性结果感谢您。

 

切勿从用于交易电子邮件的相同 IP 和域发送#

您总是希望将您的交易电子邮件（即您的密码重置电子邮件、您的运输更新或您的发票电子邮件）与任何促销或批量电子邮件分开，这在向大量收件人发送合规性电子邮件时尤其如此。

 

请记住，与您可能发送的大多数其他电子邮件相比，您的合规电子邮件引发垃圾邮件投诉的风险更高。此外，您永远不会希望像密码重置这样的时间敏感的电子邮件排在主要的批量电子邮件后面。因此，您永远不应该通过用于发送重要的自动化交易电子邮件的相同域和 IP 发送合规性电子邮件。

 

了解有关分离批量电子邮件和交易电子邮件的更多信息。

 

 

如果您不确定如何设置发送以保持低退回率和高送达率，我们随时为您提供帮助。